Como deve ser o escritório ideal

Como deve ser o escritório ideal
Como deve ser o escritório ideal

Para criar o escritório em que todos se sintam felizes, há uma série de regras a cumprir. Rita Ribeiro, arquiteta do departamento de gestão de projetos da Cushman & Wakefield, aponta 10, desenvolvendo-as com bastante detalhe.

1. Defina as suas necessidades. Antes de procurar um espaço para instalar o seu escritório, planifique as suas necessidades. Identifique o número de colaboradores e as áreas de trabalho que necessitam (p. ex. open space, gabinetes), bem como as áreas de apoio e respetivos equipamentos (p. ex. copa, arquivos). Desta forma conseguirá mais facilmente perceber a área e as características do espaço que se adequam à sua empresa.

2. Analise o espaço para o seu novo escritório. Com a clarificação dos seus requisitos, ao procurar o espaço para instalar o seu escritório, deve ter em atenção e escolher, dentro do possível, um espaço mais eficiente quer pela forma (um espaço ortogonal com o menor número possível de pilares), quer pelas condições técnicas que apresenta (edifícios com bom desempenho energético, com infraestruturas que respeitam a legislação em vigor – p. ex. iluminação, climatização, entre outras), pois estas características vão ter um impacto nos custos operativos da sua empresa.

3. Seja pragmático. Tenha atenção ao dimensionamento dos equipamentos e mobiliário que seleciona. O mau dimensionamento não só tem impacto nos custos operacionais como pode comprometer a funcionalidade e a flexibilidade do seu escritório.

4. Determine as áreas de acesso a visitantes e a colaboradores. Ao determinar as áreas de acesso a visitantes e a colaboradores estará a organizar os circuitos de circulação do escritório. Definir os diferentes graus de acesso é fundamental para construir um layout funcional, em que o público e o privado possam coexistir sem que interfiram entre si.

5. Privilegie o conforto dos colaboradores. Coloque os postos de trabalho junto a janelas, orientados de forma perpendicular à entrada de luz natural para evitar o encandeamento. Áreas de apoio onde não existam postos de trabalho – como instalações sanitárias, sala de servidores, etc. – devem ser remetidas para as zonas interiores do escritório. Ofereça, se possível, espaços onde os colaboradores tenham a possibilidade de fazer uma pausa ou eventualmente almoçar, como um espaço de copa.

6. Escolha mobiliário ergonómico. A ergonomia no local de trabalho é fundamental para a saúde dos seus colaboradores. Determinadas atividades com uma ação continuada podem conduzir a posturas incorretas. A utilização de mobiliário que respeita os princípios da ergonomia – começando na cadeira – reduz posturas incorretas e consequentes danos para a saúde.

7. Utilize materiais com bom desempenho acústico. Os materiais amovíveis utilizados na construção de um escritório, bem como a utilização do open space como forma predominante de trabalho, podem não ter o conforto acústico necessário para o desenvolvimento da atividade da sua empresa Este problema pode afetar a produtividade dos colaboradores e consequentemente os resultados da sua empresa.

8. Aposte na tecnologia. A tecnologia atual permite uma maior mobilidade, menor necessidade de infraestruturas e ocupa, de uma forma geral, menos espaço. Permite partilhar informação e aproximar pessoas em tempo real sem recorrer a equipamentos de uso coletivo ou a estar no escritório. Evita deslocações e a necessidade de espaços dedicados; em suma, agiliza a nossa forma de trabalhar.

9. Crie espaços que promovam novas formas de trabalhar. A consciência do tempo passado no local de trabalho e a mobilidade permitida pelas novas tecnologias tem levado as empresas a apostarem em áreas de trabalho diferentes, mais aproximadas ao conforto da habitação, quebrando a ligação do colaborador com o posto de trabalho fixo, tradicionalmente composto por cadeira e secretária. Esta diversidade permite ao colaborador procurar o espaço mais adequado ao trabalho que está a desenvolver no momento, desde um local mais privado para uma atividade que exija maior concentração, a um local para trabalho colaborativo, quando se trate de uma atividade de equipa que não necessite de sala de reunião, entre muitos outros. Com estas opções são libertados recursos como as salas de reunião e postos de trabalho fixos mas promovem-se, acima de tudo, a mobilidade e a criatividade que o modelo tradicional de escritório condiciona.

10. Integre a imagem corporativa no espaço. Ponto obrigatório na identidade de uma empresa, a imagem corporativa deve ser integrada no escritório, não só como uma forma de identificação da empresa mas como afirmação da sua cultura. Esta tendência, cada vez mais recorrente, tem levado grandes marcas a conceber escritórios que se distinguem na sua arquitetura, utilizando-a como parte da sua imagem e identidade.

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