5 Passos de ouro para organizar as áreas de trabalho

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A falta de organização da área de trabalho é um cenário recorrente no quotidiano das empresas. Embora possa não parecer à primeira vista, o ambiente pesado, a dificuldade em localizar os itens necessários, a falta de espaço e a dificuldade permanente de acesso e partilha são entraves à produtividade, na medida em que aportam consigo uma série de outras problemáticas como perda de tempo, stress na equipa, dependência das pessoas ou má imagem para os visitantes.

Como podemos ser mais produtivos? Como responder mais rápido às solicitações? Como tornar o espaço de trabalho mais transparente?

Há cinco passos de ouro, designados de organização 5S, que ajudam a resolver estas questões e a organizar as áreas de trabalho, desde as mais pessoais como a secretária até às partilhadas, como por exemplo cozinha, copa, área social ou biblioteca. Podem aplicar-se a todo o tipo de áreas, desde a indústria aos setores mais administrativos, propondo-se que sejam sempre desencadeados pelas próprias pessoas que trabalham nos espaços, pois só assim se garante que são adequados.

1º Triagem (Seiri)

Retirar das áreas de trabalho tudo o que não é necessário para os processos que ali se desenvolvem. Para tal, importa definir o que é indispensável e identificar aquilo que não é necessário, procurando exaustivamente nas prateleiras, debaixo das máquinas, em armários, etc., de modo a libertar o local de trabalho do que não é relevante.

2º Arrumação (Seiton)

Definir o local para cada item de acordo com a frequência de uso. A arrumação deverá seguir a máxima “um local para cada coisa, cada coisa no seu local”.

3º Limpeza (Seiso)

Restaurar as boas condições dos equipamentos e infraestruturas, assumindo o lema “limpar é inspecionar”. As condições originais de funcionamento do espaço e dos equipamentos devem ser repostas e os problemas simples devem ser resolvidos de forma imediata. Os pontos que não sejam de resolução imediata deverão ser identificados de forma visual, através da utilização de uma etiqueta vermelha.

4º Normalização (Seiketsu)

Devem ser definidas normas de modo a assegurar que a nova organização será mantida, marcando assim a diferença entre uma organização tradicional e uma organização 5S. Este passo serve para permitir e facilitar a sustentabilidade dos três primeiros S (triagem, arrumação e limpeza). É tempo de definir normas visuais para evidenciar os locais de arrumação e estabelecer regras de utilização de materiais e equipamentos. Serão utilizados códigos de cor e símbolos para facilitar a identificação e utilização de materiais e equipamentos.

5º Disciplina (Shitsuke)

A disciplina levará a que se cumpram os standards definidos. A manutenção e a melhoria da organização do posto de trabalho é contínua no tempo, pelo que todos devem conhecer as normas, aplicá-las diariamente e melhorá-las sempre que possível. As auditorias devem ser realizadas periodicamente para garantir o estado saudável do local de trabalho.

Cumpridos os cinco passos, registar-se-á seguramente um aumento da produtividade através da redução dos tempos de procura e da motivação das equipas. Os postos de trabalho estarão mais organizados e “transparentes”, melhorando também a qualidade do serviço.

O Kaizen Institute é uma empresa multinacional que dá suporte às organizações no desenho e implementação de processos que permitem a melhoria contínua de forma sustentada.

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