Aprenda a distribuir melhor o seu tempo (não é conversa, é mesmo uma ciência)

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“Como é que ele arranja tempo para se reunir com dez clientes por semana e ainda atingir a sua quota anual logo no primeiro trimestre?”, pergunta um vendedor acerca do seu colega altamente produtivo. “Eu mal tenho tempo para cinco reuniões semanais e entregar os meus relatórios bem escritos e a tempo”. “Como é que ela consegue desenvolver iniciativas estratégicas e trabalhar em rede com os executivos, se está no escritório só quarenta horas por semana?”, interroga-se um gestor sobre a colega que está na primeira linha para ser promovida. “Depois de um dia repleto de reuniões, o melhor que consigo é, à noite, responder reativamente a emails, em vez de desenvolver proativamente o meu departamento”.

Eis o segredo: os colegas que vão à sua frente, aparentemente com menos esforço, aprenderam a reconhecer e a ser excelentes no que realmente conta – e não se importam de não ser perfeitos nas outras coisas. Muito provavelmente, o vendedor mais produtivo da sua equipa dedica muito menos tempo que você a preencher papelada. Pode não ficar um trabalho muito bem feito, mas a verdade é que ninguém se importa, porque ele está a fazer disparar os lucros. A gestora que chamou a atenção da gestão de topo talvez mande e-mails com estruturas gramaticais imperfeitas e recuse convites para reuniões táticas.

Mas quando uma reunião de projeto é mesmo importante, supera toda a gente. Se está chocado e acha que isto é completamente injusto, aposto que teve um excelente desempenho na escola, onde o perfeccionismo é incentivado. Eu sei. Fui aluna de nota máxima desde o sexto ano até ao fim da licenciatura, e fazia tudo o que era necessário para produzir trabalho a um nível que agradasse aos professores.

Sem dúvida, esta estratégia compensou enquanto fui estudante. A minha média escolar perfeita significava um nível de desempenho excepcional, e tive a sorte de, no meu caso, isso ser recompensado com bolsas de estudo e ofertas de emprego. As regras mudaram quando dei início a um negócio próprio, há sete anos. Percebi que ter a nota máxima a tudo, limitava o meu êxito.

Nessa altura, verifiquei que precisava de me concentrar mais nas minhas forças. Como Tom Rath explica sabiamente nos seus livros StrengthsFinder, podemos ter mais sucesso se usarmos completamente as nossas forças em vez de tentarmos remediar as nossas fraquezas. Compreender a importância de decidir onde devia investir mais tempo e energia para realizar trabalho de elevada qualidade, e onde uma execução menos perfeita era compensatória, teve um impacto profundo na minha própria abordagem do sucesso e na minha capacidade para ajudar clientes que se sentiam demasiado pressionados.

Quando falo com clientes de “time coaching” que se debatem com demasiadas pressões, sejam professores, executivos ou advogados, um tema comum emerge: não arranjam tempo para fazer tudo. E têm razão: ninguém tem tempo para tudo. Dado o ritmo de trabalho e o nível de input na sociedade moderna, a gestão do tempo morreu. Já não podemos encaixar tudo, por mais eficientes que nos tornemos. (Foi o que me inspirou a escrever um livro sobre investimento de tempo).

Na minha filosofia de investimento do tempo, incentivo os indivíduos a verem o tempo como o recurso limitado que é, e a distribuí-lo de acordo com a sua definição pessoal de sucesso. Isto conduz a uma série de ramificações práticas: Decida onde não vai gastar tempo: dado que tem um orçamento de tempo limitado, não terá capacidade para fazer tudo o que gostaria, por mais eficiente que seja. No momento em que aceita essa realidade, reduz instantaneamente a pressão e sentimentos de inadequação. Profissionalmente, isto pode significar a redução do seu envolvimento em comissões e, a nível pessoal, pode significar contratar alguém para cuidar do jardim ou terminar um projeto doméstico.

Distribua o seu tempo estrategicamente: fronteiras definidas sobre como e quando deve investir tempo no trabalho e na sua vida pessoal, ajudam a garantir que faz o investimento apropriado em cada uma das categorias. Como “time coach”, percebo que uma das razões mais motivadoras para não trabalhar horas excessivas é que este investimento em recursos de tempo deixa-nos com fundos insuficientes para atividades como exercício, sono e relacionamentos. Defina investimentos de tempo automáticos: da mesma maneira que define investimentos financeiros automáticos para o seu plano poupança reforma, as suas rotinas diárias e semanais devem tornar o seu investimento de tempo quase automático. Por exemplo, no trabalho pode ter um encontro marcado consigo próprio duas tardes por semana, para avançar com projetos fundamentais e, fora do trabalho, pode inscrever-se num ginásio onde se sentirá mal caso não apareça para suar as estopinhas três vezes por semana.

Procure um orçamento de tempo consistentemente equilibrado: dados os altos e baixos da vida, não pode esperar ter um orçamento temporal constantemente equilibrado, mas pode procurar um que o seja de maneira consistente. Ao longo de um período de uma ou duas semanas, o seu investimento de tempo deve refletir as suas prioridades. Depois de ter distribuído o seu tempo adequadamente, também precisa de abordar de maneira diferente o trabalho dentro de cada categoria. Como expliquei acima, tentar ter “20 a tudo” impede-o de investir o máximo de tempo no que trará maior retorno ao seu investimento.

Desenvolvi a técnica INO para ajudar a ultrapassar o perfeccionismo e a má distribuição das nossas vinte e quatro horas diárias, sete dias por semana. Funciona assim: Quando analisa um item a realizar, pode considerar que é uma atividade de Investimento, Neutra ou de Otimização. As atividades de investimento são áreas onde uma maior quantidade de tempo e uma mais elevada qualidade do trabalho podem conduzir a uma recompensa muito importante. Por exemplo, o investimento estratégico é uma atividade de investimento, assim como passar tempo desligado da tecnologia, com as pessoas que ama.

Procure ter nota máxima nessas áreas. Atividades neutras são as que apenas precisam de ser feitas adequadamente; mais tempo não significa, necessariamente, uma recompensa maior. Por exemplo, assistir a reuniões de projeto ou ir ao ginásio. Estas coisas precisam de ser feitas, mas pode ter uma nota menos boa. As de otimização são aquelas com as quais gastar mais tempo não conduz a qualquer valor acrescentado e o impedem de se dedicar ao que é realmente importante.

Habilite-se a ter apenas uma nota média – quanto mais depressa realizar essas atividades, melhor. A maior parte da papelada administrativa entra nesta categoria. O objetivo geral é minimizar o tempo gasto com atividades de otimização, para poder maximizar o tempo gasto com as de investimento. Percebi que esta técnica nos permite ultrapassar as tendências perfeccionistas e investir mais no que é realmente importante, aumentando assim a eficácia profissional e pessoal.

A nível tático, seguem-se algumas sugestões para pôr em prática a técnica INO: No princípio de cada semana, defina claramente as atividades de investimento mais importantes e bloqueie tempo na sua agenda para as realizar nos primeiros dias da semana, e ao princípio do dia. Isto obrigá-lo-á a fazer tudo o resto no tempo que sobrar.

Quando olhar para a sua lista de afazeres diários, escreva um “I”, um “N” ou um “O” ao lado de cada item e atribua-lhes tempo de acordo com isso: por exemplo, quatro horas para as atividades “I”, três horas para as “N” e uma hora para as “O”. Se começar a trabalhar em alguma coisa e perceber que está a levar mais tempo do que esperava, pergunte-se, “Qual é o valor e/ou custo de oportunidade de dedicar mais tempo a esta tarefa?” Se for uma atividade “I” e o valor for elevado, mantenha-a e roube tempo às outras duas categorias. Se for uma atividade neutra e oferecer pouco valor acrescentado, ou uma “O” que o impeça de realizar outras tarefas mais importantes, pode escolher entre fazê-la a um nível mínimo de exigência, delegá-la ou interrompê-la, para a acabar quando tiver mais tempo livre.

Se mantiver um diário do tempo ou registar o tempo gasto numa agenda, também pode rever as suas semanas e determinar se distribuiu o tempo corretamente, de forma a maximizar a recompensa do tempo que investe.

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