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Como resolver qualquer problema…usando um bloco de post-its

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E se lhe disséssemos que pode resolver qualquer problema usando um simples bloco de post-its? Pode parecer inacreditável, mas é verdade.

O primeiro passo para resolver um problema é perceber que ele se compõe de várias peças individuais de informação que se relacionam entre si. E isto é válido para qualquer problema, seja ele um atraso recorrente nas encomendas, falhas de comunicação entre equipas de projeto ou reclamações sucessivas por parte de clientes. O que precisamos de fazer é entender quais são as tais peças de informação e de que forma se interligam. Ou seja, como podem ajudar-nos a perceber o problema e a chegar a uma solução.

Um bloco de post-its é tudo aquilo que é necessário para colocar alguma ordem no caos. Embora sejam mais usados em sessões de brainstorming, também podem ser usados individualmente para ajudar alguém a pensar de uma forma mais organizada e a identificar os diversos fatores de um problema.

Para obter os melhores resultados com este processo, é preciso que cada peça de informação seja escrita num post-it, de tal forma que seja fácil de ler e compreender. Deve ser a mais sucinta possível, não deixando de explicar a situação. Este exercício ajuda a que cada pessoa se foque naquilo que é realmente essencial. Cada post-it pode conter um facto, uma opinião ou uma assunção, mas convém que esta distinção seja explícita, de forma a não haver confusão. É, em seguida, necessário refletir sobre a informação criada, procurando uma solução para os problemas mapeados.

Os post-its podem ser organizados em diferentes padrões, consoante a natureza do problema. Em listas; em árvores, onde há uma hierarquia que pode ser top-down ou bottom-up; ou em mapas, no caso de relações mais complexas em que cada peça de informação se relaciona com as outras. Desta forma, é possível resolver problemas identificando todas as peças de Informação, organizando-as em padrões e focando-se no que é realmente importante.

Há ainda outro cuidado que as pessoas devem ter. Ao criar as várias peças de Informação, quer se tratem de problemas, causas ou soluções, há uma tendência para identificar apenas o óbvio. É possível, por exemplo, que pensemos numa solução que acreditamos que é a certa e paremos por aí. Contudo, normalmente, há várias soluções possíveis e a chave para encontrar a melhor é considerar sempre várias alternativas. Isto deve ser feito através de um processo de divergência (no qual listamos os vários itens alternativos) e de convergência (no qual, após considerarmos os vários itens, procuramos o melhor).

Quando os post-its são usados e organizados corretamente, este processo vem simplificar qualquer problema, clarificando cada uma das suas componentes, e tornar a resolução muito mais eficiente e agradável. Mas para comprovar isto, não há nada como experimentar na prática!

O Kaizen Institute é uma empresa multinacional que dá suporte às organizações no desenho e implementação de processos que permitem a melhoria contínua de forma sustentada.

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