Harvard Business Review

Os segredos para um belo trabalho de equipa

Equipa doe Belcanto, liderada pelo chef Avillez
Equipa doe Belcanto, liderada pelo chef Avillez

Do que as equipas precisam para prosperar são determinadas “condições facilitadoras”.

As equipas atuais são diferentes das equipas do passado: são mais diversas, dispersas, digitais e dinâmicas. Mas, apesar de enfrentarem novas dificuldades, o seu sucesso ainda depende de um conjunto de princípios fundamentais para a colaboração.

Os princípios básicos da eficácia das equipas foram identificados por J. Richard Hackman, pioneiro no campo do comportamento organizacional, que começou a estudar equipas nos anos 1970.

Em mais de 40 anos de investigação, revelou uma perspetiva inovadora: o mais importante para a colaboração não são as personalidades, atitudes ou estilos comportamentais dos membros das equipas.

Em vez disso, do que as equipas precisam para prosperar são determinadas “condições facilitadoras”. Nos nossos estudos, descobrimos que três das condições de Hackman — uma direção motivadora, uma estrutura forte e um contexto de apoio — continuam a ser de extrema importância. Mas também percebemos que as equipas modernas são vulneráveis a dois problemas corrosivos — o pensamento “nós versus eles” e a informação incompleta. Ultrapassar essas deficiências exige uma quarta condição crítica: uma atitude partilhada.

Numa escala de 1 (o pior) a 5 (o melhor), avalie a sua equipa com base em sete critérios.

A informação mais importante para os líderes, é esta: embora as equipas enfrentem desafios cada vez mais complicados, um número pequeno de fatores tem um impacto desmesurado no seu sucesso. Os gestores podem conseguir grandes resultados se compreenderem quais são esses fatores e se concentrarem em executá-los bem.

AS CONDIÇÕES FACILITADORAS

Exploremos a forma de criar um clima que ajude as equipas diversas, dispersas, digitais e dinâmicas — aquilo a que chamamos as equipas 4-D — a atingir um elevado desempenho.

DIREÇÃO MOTIVADORA

A base de qualquer grande equipa é uma direção que transmita energia, que oriente e promova o empenho dos seus membros. As equipas não serão inspiradas se não tiverem objetivos explícitos. Estes objetivos devem ser desafiadores, mas não tão difíceis que a equipa desanime. Nas equipas 4-D a direção é especialmente importante porque é fácil membros distantes, de diferentes backgrounds, terem perspetivas diversas do objetivo do grupo.

ESTRUTURA FORTE

As equipas também precisam da mistura e do número de membros adequados, de tarefas e processos concebidos de forma ótima e de normas que desincentivem o comportamento destrutivo e promovam dinâmicas positivas. As equipas de alto desempenho incluem membros com capacidades equilibradas. Diversidade de conhecimentos, visões e perspetivas, assim como diferenças de idade, género e raça, também podem ajudar as equipas a serem mais criativas e a evitar o pensamento grupal.

Adicionar membros é uma forma de assegurar que a equipa possui as capacidades e a diversidade necessárias, mas o aumento das dimensões da equipa tem os seus custos. Equipas maiores são mais vulneráveis à má comunicação, à fragmentação e ao aproveitamento dos esforços dos outros. Os líderes só devem adicionar membros à equipa quando é mesmo necessário.

As tarefas atribuídas às equipas devem ser concebidas com igual cuidado. Nem todas as tarefas têm de ser altamente criativas ou inspiradoras, mas os líderes podem tornar qualquer tarefa mais motivadora ao garantirem que a equipa é responsável por uma parte significativa do trabalho do princípio até ao fim, que os elementos têm autonomia para fazerem a gestão desse trabalho e que a equipa recebe feedback relativamente ao seu desempenho.

Fotografia: Gustavo Bom/Global Imagens

Fotografia: Gustavo Bom/Global Imagens

Nas equipas 4-D, as pessoas em diferentes localizações tratam muitas vezes de diferentes componentes de uma tarefa, o que aumenta os desafios. As dinâmicas destrutivas também podem minar os esforços de colaboração. As equipas podem reduzir o potencial para a disfunção estabelecendo normas claras — regras que enunciem um pequeno número de coisas que os membros têm de fazer sempre e um pequeno número de coisas que não devem fazer nunca. Instilar essas normas é especialmente importante quando os membros da equipa operam através de culturas nacionais, regionais ou organizacionais diferentes.

CONTEXTO DE APOIO

Ter o género de apoio adequado é a terceira condição que facilita a eficácia das equipas. Isto inclui manter um sistema de recompensas que reforce o bom desempenho, um sistema de informações que forneça acesso aos dados necessários para o trabalho e um sistema educativo que forneça treino e, por último, mas não menos importante, garantir os recursos materiais exigidos para o trabalho.

ATITUDE PARTILHADA

Distância e diversidade, assim como a comunicação digital e alterações na composição da equipa, tornam as equipas de hoje em dia especialmente propensas aos problemas do pensamento “nós versus eles” e da informação incompleta. A solução para ambos é desenvolver uma atitude partilhada entre os membros da equipa — algo que os líderes apenas podem fazer promovendo uma identidade e entendimento comuns.

No passado, as equipas consistiam em geral num conjunto estável de membros bastante homogéneos que trabalhavam face a face e tendiam a ter uma atitude similar. Mas esse já não é o caso, e as equipas percebem-se a si próprias, não como um grupo coeso, mas como vários subgrupos mais pequenos. Os membros das equipas também tendem a ver o seu próprio subgrupo de maneira mais positiva que os outros, e esse hábito dificulta a colaboração.

A informação incompleta também é um problema mais provável nas equipas 4-D. Muitas vezes, certos membros de equipa têm informações importantes que faltam aos outros, porque são peritos em áreas especializadas ou porque os membros estão geograficamente dispersos e/ou são membros novos.

As quatro condições facilitadoras constituem uma receita para construir uma equipa eficaz.

Adicionalmente, a dependência digital impede muitas vezes a troca de informações. Nas equipas face a face, os participantes podem usar pistas não-verbais e contextuais para perceberem o que está a acontecer. Confiar na comunicação digital diminui a transmissão destas informações.

Felizmente, existem maneiras de os líderes de equipa promoverem uma identidade partilhada e romperem as barreiras à cooperação e à troca de informações. Uma abordagem poderosa é garantir que cada subgrupo se sinta valorizado pelas suas contribuições para os objetivos da equipa.

Também se pode adotar uma prática de “estruturação de tempo não-estruturado” — ou seja, tempo guardado para falar acerca de assuntos não diretamente relacionados com a tarefa em mãos. A ideia é fornecer uma oportunidade de os membros conversarem acerca de quaisquer aspetos do trabalho ou da vida quotidiana que eles escolham. Isto ajuda as pessoas a desenvolver uma imagem mais completa de colegas distantes, do seu trabalho e do seu ambiente.

AVALIAÇÃO DA EQUIPA

As quatro condições facilitadoras constituem uma receita para construir uma equipa eficaz. Mas, mesmo que herdamos uma equipa que já existia, podemos ajudá-la a ter sucesso concentrando-nos nestes princípios fundamentais.

Como podemos saber que os nossos esforços estão a resultar? Hackman propôs a avaliação da eficácia das equipas com base em três critérios: output, capacidade de colaboração e desenvolvimento individual dos membros. Descobrimos que estes critérios se aplicam tão bem como sempre. A abordagem ideal combina supervisão regular de fraca ingerência para a manutenção preventiva e verificações menos frequentes mas mais profundas quando os problemas surgem. Para a supervisão contínua recomendamos uma rápida avaliação da temperatura: de poucos em poucos meses, avalie a sua equipa relativamente a cada uma das quatro condições facilitadoras e também em relação aos três critérios da eficácia das esquipas. Tenha particular atenção à condição e ao critério de eficácia que tiverem menor pontuação e analise de que forma estão ligados. Se precisar de um diagnóstico mais profundo, conduza uma avaliação de intervenção. Examine cuidadosamente as ligações das condições e dos critérios de eficácia com avaliações inferiores.

O trabalho de equipa nunca foi fácil, mas nos últimos anos tem vindo a tornar-se muito mais complexo. E as tendências que têm contribuído para este aumento de dificuldade vão manter-se. Adotar uma abordagem sistemática para analisar as condições que a sua equipa tem para ser bem-sucedida, e identificar onde são necessárias melhorias, pode fazer toda a diferença.

Resumo da Ideia

O PROBLEMA

As equipas são, hoje em dia, mais diversas, dispersas, digitais e dinâmicas que antes. Essas qualidades tornam a colaboração especialmente complicada.

A ANÁLISE

Misturando novas perspetivas com um foco nos princípios fundamentais da eficácia das equipas identificados pelo pioneiro do comportamento organizacional, J. Richard Hackman, os gestores devem trabalhar para estabelecer as condições que permitirão às equipas prosperar.

A SOLUÇÃO

As condições adequadas são

— uma direção motivadora

— uma estrutura forte

— um contexto de apoio

— uma atitude partilhada

Se estas áreas forem deficientes, as equipas ficam vulneráveis aos problemas.

Acerca da Investigação

Ao longo dos últimos 15 anos, estudámos equipas e grupos numa variedade de cenários contemporâneos. Conduzimos nove grandes projetos de investigação em organizações globais, realizando mais de 300 entrevistas e 4200 inquéritos com líderes de equipa e gestores. As equipas envolvidas trabalhavam em projetos relacionados com o desenvolvimento de produtos, vendas, operações, finanças, investigação e desenvolvimento, gestão sénior e outros, numa vasta gama de setores, incluindo software, serviços profissionais, produção, recursos naturais e produtos de consumo. Além disso, conduzimos sessões de formação de executivos sobre a eficácia das equipas que abrangeram milhares de líderes e elementos de equipas, sendo que o nosso pensamento também foi influenciado pelas suas histórias e experiências.

A Sua Equipa É Adequada?

Para supervisionar a eficácia da sua equipa, deve avaliá-la em relação aos três critérios clássicos. Em seguida, verifique a sua adequação quanto às quatro condições que determinam o sucesso das equipas numa empresa diversa, dispersa, digital e dinâmica. Maus desempenhos relativamente aos critérios e fraquezas nas condições estão em geral correlacionados. Compreender as conexões entre eles pode ajudar a equipa a identificar maneiras de melhorar.

Numa escala de 1 (o pior) a 5 (o melhor), avalie a sua equipa com base nestes critérios:

OUTPUT

Os nossos clientes estão satisfeitos com o nosso output — com a sua qualidade, quantidade e entrega?

CAPACIDADE DE COLABORAÇÃO

A dinâmica da nossa equipa ajuda-nos a trabalhar bem juntos?

DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL

Os membros da equipa estão a desenvolver os seus conhecimentos, capacidades e talentos?

Em seguida, avalie a sua equipa quanto aos seguintes aspetos das condições para a eficácia:

DIREÇÃO MOTIVADORA

Temos um objetivo comum que é claro, desafiante (mas não impossível) e significativo?

ESTRUTURA FORTE

O número e a mistura de membros são os corretos?

As pessoas são responsáveis por tarefas do princípio ao fim?

Existem normas claras de qual é a conduta aceitável?

CONTEXTO DE APOIO

Dispomos dos recursos, informação e formação de que precisamos?

Existem recompensas apropriadas para o sucesso?

ATITUDE PARTILHADA

Os membros da equipa têm uma forte identidade comum?

Partilhamos realmente informação uns com os outros e compreendemos os constrangimentos e contextos de cada um?

Comentários
Outras Notícias que lhe podem interessar
Hoje
EPA/WILL OLIVER

Brexit: Londres e Bruxelas chegam a acordo

Michel Barnier, negociador-chefe da Comissão Europeia, em conferência de imprensa no edifício do Conselho Europeu, em Bruxelas, nesta quinta-feira, 17 de outubro. Foto:  REUTERS/Francois Lenoir

Brexit: Um acordo que responde “às circunstâncias únicas da Irlanda”

Michel Barnier, negociador-chefe da Comissão Europeia, em conferência de imprensa no edifício do Conselho Europeu, em Bruxelas, nesta quinta-feira, 17 de outubro. Foto:  REUTERS/Francois Lenoir

Brexit: Um acordo que responde “às circunstâncias únicas da Irlanda”

Outros conteúdos GMG
Os segredos para um belo trabalho de equipa