Limpeza de arquivos de hospital libertou espaço para mais doentes com covid

Pastas de arquivo foram arrumadas pela EAD e permitiram ao hospital Garcia de Orta receber mais pacientes no pico da pandemia.

É no meio de um dos parques industriais de Palmela que ficam guardados milhões de documentos com informações confidenciais de clientes. Nos armazéns da EAD, há milhares e milhares de paletes que arquivam, por exemplo, ficheiros de contabilidade por, pelo menos, dez anos, e também alguns documentos de acesso mais restrito. A empresa, apesar de ter um negócio aparentemente calmo, teve um papel determinante no pico da pandemia.

"Durante o segundo confinamento, os hospitais precisaram de tirar arquivos para libertar enfermarias", recorda ao Dinheiro Vivo o fundador e líder da EAD. No início do ano, no hospital Garcia de Orta, "estivemos a retirar caixas de arquivos e logo a seguir desinfetaram os espaços para meterem lá as macas. Ficámos muito nervosos, porque retirámos tudo à pressa mas havia uma grande solidariedade", conta Paulo Veiga.

A história surge enquanto percorremos o principal armazém dos arquivos em papel, com ventilação natural, onde ficam registadas as folhas de pagamento de impostos como o IRC e o IVA - assim a lei o obriga. Em Palmela, há cerca de 150 mil caixas, feitas com papel kraft, que resistem durante uma década. As prateleiras estão organizadas em conjuntos de 3x3, para maximizar a organização.

Os arquivos em papel já tiveram mais importância e atualmente representam metade da faturação da EAD. Há três anos, os ficheiros físicos valiam 80%. "O digital está a crescer muito, sobretudo na vertente da desmaterialização e digitalização de documentos."

É mesmo isso que vemos noutro dos armazéns. No piso de cima, os funcionários abrem as caixas que vêm de manhã dos bancos e vão para uma máquina que consegue processar 200 mil documentos por dia.

Mais abaixo, entramos numa das salas de processamento de documentos de clientes, cada um com as suas regras de tratamento. Os ficheiros são digitalizados com um software e o processo é todo controlado por um código de barras. Nas secretárias, vemos clips, elásticos e até agrafadores elétricos. Parece que entrámos num departamento de economato.

A EAD emprega pouco mais de metade das pessoas (150) do grupo liderado por Paulo Veiga, que conta com 330 elementos. O ano passado ficou marcado pela compra da maior empresa concorrente, a Papiro. Depois do negócio, a faturação anual atingiu os 12 milhões de euros.

A sede de crescer é devidamente controlada pelo empresário. "Tenho constantemente dúvidas porque sou muito tentado a fazer coisas que estão fora da nossa atividade principal. É difícil para uma pessoa ambiciosa e com vontade de crescer rejeitar à partida um negócio diferente."

A conduzir os destinos da EAD há quase três décadas, desde 1993, Paulo Veiga lembra que o lucro "aparece naturalmente, numa quantidade suficiente, caso tenhamos a visão de garantir as condições de sustentabilidade da empresa no médio prazo".

Apesar de guardar milhões de documentos físicos - e até receitas de alguns dos alimentos que nos chegam a casa - a empresa está cada vez mais atenta aos novos formatos nesta área. "Queremos ser uma referência no mundo digital para usar as ferramentas de gestão de documentos."

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