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Como é que se passa a intensa experiência de um evento presencial com dezenas de milhares de pessoas, habituado a espalhar "magia" em mais de 20 áreas diferentes e em vários palcos da FIL ao Pavilhão Atlântico para o online? Foi essa a questão que as várias equipas, tecnológicas e de produto da Web Summit tentaram responder logo no início de março. Na altura só sabiam que o Collision, o evento previsto para Toronto em julho, seria 100% online, mas já se perspetivava que o mesmo para a Web Summit.
"Foi um esforço enorme de todos, repleto de criatividade, exigência e de incertezas que tivemos que cumprir e desenvolver em tempo recorde", diz-nos Tomé Duarte, um dos líderes da área de engenharia da Web Summit. E se o Collision permitiu estrear e testar a nova plataforma "e perceber que é um produto vencedor", com a Web Summit, de 2 a 4 de dezembro, "o desafio é melhorar, trazer novas funcionalidades e garantir estabilidade para 100 mil pessoas , o que não é fácil".
Em julho, Paddy Cosgrave admitia-nos que fazer o evento online de raiz tinha trazido uma "grande dose de risco e ambição" ao nível do que sentiu quando criou a Web Summit em Dublin em 2009. E, com "a plataforma online única e interativa" cumpre um sonho antigo de poder licenciar a outras empresas um ecossistema de eventos.
Tomé Duarte está desde 2016 na Web Summit, depois de 10 anos com uma startup por conta própria. Agora é líder da equipa de engenharia de eventos. "Com a pandemia não só saí da Irlanda para voltar ao Porto e voltar a trabalhar de casa, como criámos este processo ousado e exigente que não sabíamos como ia acabar".
O engenheiro formado na Universidade do Porto, filho de uma professora e de um engenheiro civil, admite que começaram em março "com uma mera web app de consulta de informação e passaram em oito semanas a ter uma plataforma ampla, interativa e ambiciosa" feita de raiz pela sua equipa, algo que permitiu que pudessem ser "mais ousados em concretizar ideias novas".
O processo de passar conceitos, nunca testados, para a realidade, "trouxe stress acrescido" no que chama de "um belo caos organizado" com "vários contributo" e "uma satisfação enorme de ver em tempo real as interações entre pessoas e bom feedback dos participantes, algo só possível de ver e analisar online". O responsável admite que "a nova plataforma permitiu aprender e elevar toda a empresa para outro patamar".
A área de engenharia e inovação já tem 40 pessoas, com seis deles - incluindo os dois líderes - a serem portugueses. "Foi necessário contratar talentos novos e realocar os outros a novas áreas para o evento online". O que preocupa neste momento a sua equipa, a poucas semanas da Web Summit é "garantir a resiliência e estabilidade da experiência", já que vão triplicar a escala do anterior evento para as tais 100 mil pessoas, o que aumenta a dificuldade. Aí entra em ação o que chama de "grande talento das várias equipas", já que o foco "é conseguir entregar o que se promete como experiência única típica da Web Summit e elevar sempre a barra de forma sustentada".
O mais difícil? "Foi criar online o que chamamos serendipity, os encontros do acaso ou networking que acontece nas filas ou nas entradas para um novo palco". Mas aí ideias antigas que não tinham sido ainda concretizadas e outras novas tiveram um papel importante em criar "mais do que meras ligações entre pessoas, mas sim ligações relevantes para casa pessoa, algo ainda mais possível de fazer com machine learning no formato online." Aí entram em ação funcionalidades novas a "boa surpresa" Mingle, uma área ao estilo speed dating que permite conversar por videoconferência com pessoas ao acaso durante 3 minutos, além de salas como o Q&A, onde todos os participantes podem fazer perguntas aos oradores que, este ano na Web Summit, incluem o "tubarão" do empreendedorismo Mark Cuban, o ator Chris Evans, o fundador da Zoom Eric Yuan ou o CTO do Facebook Mike Shroepfer.
Isto além dos canais/palcos habituais com as conferências - este ano haverá palco/canal só dedicado a Portugal, além de número recorde de oradores portugueses e vídeos ao estilo Eurovisão a mostrar várias cidades portuguesas. Nos palcos habituais o mais surpreendente "foi o sucesso dos emojis de interação, incluindo os tomates". Com a plataforma online aumentou a componente de machine learning e inteligência artificial a funcionar. "Ao termos o perfil e gostos que uma pessoa quis revelar, podemos dar as ligações relevantes que fazem a diferença a investidores, startups e participantes em geral - algo que ainda não estamos a usar na plenitude". Tomé dá o exemplo de um investidor que, assim, pode ter acesso ao tipo de startups que procura e separar de forma mais fácil o trigo do joio.
A isso ajuda a que, por exemplo, um participante possa agora indicar se uma conversa com alguém foi relevante para si ou não, ajudando o sistema a afinar as preferências. "Se vais a uma Night Summit, em Lisboa, e falas com alguém muito interessante, não temos forma de saber e de te dar mais sugestões de pessoas desse estilo, mas online conseguimos ter essa informação se alguém a quiser partilhar e usá-la para melhores recomendações".
