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Caos na secretária: dicas para bem-conviver com o seu escritório

A sua secretária está um caos e não consegue encontrar os documentos de que precisa para trabalhar. Se está farto de procurar papéis e quer mudar o look – e a organização – da sua secretária… mude. Para ajudar na tarefa, o Dinheiro Vivo consultou especialistas na arte de bem decorar e arrumar o escritório e pediu dicas que podem revelar-se preciosas para levar a cabo tão complicada missão.

Maria Lorena, decoradora de interiores aconselha que arquive “todos os seus documentos em pastas e dossiers, faça um marcador com a devida identificação e guarde-os no armário”. De acordo com a decoradora de interiores, as melhores estantes são “com algumas portas ou mesmo armários às prateleiras”, de maneira a reduzir o ruído visual e a desarrumação. “Aproveite caixas que tenha em casa como as de sapatos ou outras, forre-as e use para guardar o seu material. Na sua secretária tenha uma mais pequena para o material que usa mais como canetas, tesoura, fita-cola, entre outros”.

Rita Paião, designer de interiores do GAAPE (Gabinete de Arquitectura, Planeamento e Engenharia), em Aveiro, diz que na secretária cada pessoa deve ter a menor quantidade de coisas possível. “Se possível, deve ter apenas o seu computador e os documentos necessários no momento. A ideia é , no fim de fazer o que tem a fazer, arrumar tudo o mais possível. Não digo esconder dentro de capas e caixas mas colocar tudo no monte oraganizado.”, sublinha.

A designer de interiores sugere ainda que decore o espaço com elementos que o reportem para situações de que tem boas recordações. “Algumas molduras com fotografias das suas férias preferidas e alguns objectos que goste particularmente, vão fazê-lo trabalhar com mais gosto. Pode optar por uma secretária com tampo em vidro onde poderá colocar fotos e objectos pessoais, personalizando-a.”, explica. Quadros, velas e plantas são outros objectos agradáveis a ter no espaço e dão cor ao escritório.

Maria Lorena também considera importante personalizar o espaço de trabalho. “Tenha um “canto” para os recados e tarefas, um placard, ou simplesmente um quadro forrado a tecido e com algumas fitas onde possa prender os papéis”. As cores alegres mas suaves como azul claro, verde claro ou branco, são ideais para promover a concentração e a tranquilidade necessárias, sempre acompanhadas de uma boa iluminação, preferencialmente natural.

Outra ideia defendida por Rita Paião é a organização, dentro de gavetas: para isso, a designer de interiores propões que crie divisórias “de talheres, por exemplo”, para arrumar canetas, lápis, fita cola, régua, post-its. Nas prateleiras das estantes, os objectos também devem ser organizados por caixas ou separadores, tendo em conta a hierarquia da importância/uso de documentos, sendo que os mais usados devem ter um acesso mais fácil e imediato.

No caso de o escritório ser de grandes dimensões, Rita Paião aconselha a criação de uma “zona de estar, com um ‘puff’ ou sofá, ou ainda dividir o espaço com uma estante criando duas zonas distintas.” A escolha do mobiliário adequado é fundamental: o critério é aplicável a todos os elementos mas, sobretudo, à escolha da cadeira de secretária, que deve ser “confortável e regulável para que possa escolher a melhor altura e inclinação. A postura de trabalhado é muito importante.”, considera a designer de interiores.

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