Como aprendi – da pior forma – que a tecnologia obsoleta sai cara

Tecnologias ultrapassadas são um perigo
Tecnologias ultrapassadas são um perigo

As empresas adoram esticar o mais possível os seus investimentos em tecnologia existente, uma política cuja falta de lógica redescobri recentemente no meu cargo de CIO (Chief Information Officer). Como director de informática da minha família, tinha comprado dois iMac G3s de 333 MHz usados com 160MB de RAM em azul Bondi para os meus filhos jogarem. Na verdade, “usados” não lhes faz jus: Custaram 29 dólares cada. Isto aconteceu porque, como muitos CIO, detesto comprar tecnologia que desvaloriza significativamente imediatamente após a compra. Pensei que estes computadores não poderiam desvalorizar muito mais.

Em seguida a CFO da família, a minha mulher, que por acaso também é CPA, exigiu saber o seu TCO. Cabia-me a mim defender estas máquinas ou deitá-las no lixo.Primeiro, adicionei o valor de 58 dólares do preço de compra ao custo de 58,36 dólares por melhorar os seus sistemas operativos; infelizmente, o novo SO não podia ser carregado a partir da drive interna de CD e foi necessário um leitor de DVD externo, que custou 120 dólares. Depois, com a assistência do guru de Mac interno do meu escritório, que foi facilmente afastado de projectos mais mundanos para trabalhar neste desafio de “regresso ao futuro” e que, no mundo real, cobraria 95 dólares por hora, descobri que estas máquinas não poderiam arrancar a partir de uma drive externa, por isso era necessária uma ligação à rede do escritório.

O projecto tornou-se rapidamente num esforço de equipa que arranjou uma autoridade mundial em sistemas operativos, que ajudou a calçar o sistema actualizado de “tamanho 44” num sapato de memória velha de “tamanho 42” (compensei-o com chá e biscoitos em vez de pagar a sua tarifa de 500 dólares/hora). Apesar de não ter gasto muito dinheiro, calculei que no momento em que estivesse tudo terminado eu teria infligido aos outros, assim como a mim mesmo, custos que totalizavam 3.476,36 dólares. Mesmo com tudo isso, as máquinas não conseguiam suportar o leitor de Flash necessário para tantos sítios na internet.

O cepticismo da CFO estava correcto e eu perdi toda a credibilidade. As máquinas foram dadas a um amigo, que as vendeu numa venda de garagem (não consegui pô-las no lixo porque a CFO não autorizaria a taxa de eliminação “verde” de 50 dólares por cada máquina.)

Em 2011, os CIO de empresas grandes e pequenas enfrentaram decisões sobre se devem manter os sistemas antigos ou actualizá-los. A tentação de se agarrarem aos antigos, especialmente em tempos difíceis como estes, é quase irresistível. Mas a verdade é que as tecnologias têm ciclos de vida, e por vezes os custos no final de vida de um sistema podem ser chocante. O truque é fazer as contas certas para os riscos e custos e, caso necessário, defender fortemente uma actualização junto dos seus pares executivos.

Para saber mais sobre os riscos e custos de um sistema existente, o CIO pode fazer coisas como solicitar o feedback do utilizador, monitorizar fóruns da indústria, contratar uma empresa de pesquisa para fazer uma análise, ter conversas com os fornecedores e utilizar uma ferramenta como a Strategic Grid publicada em 1993 por Richard L. Nolan da Harvard Business School e investigadora associada Katherine N. Seger. Esta ferramenta pode ajudar a identificar tecnologias estrategicamente importantes cuja utilidade está a esbater-se. Estas são coisas que o CIO deveria fazer sempre, porque os sistemas existentes podem ficar obsoletos quase do dia para a noite, à medida que novas tecnologias aparecem, afectando grandes conjuntos de processos interligados – pense nas tecnologias antigas que se tornaram redundantes assim que os gestores da cadeia de abastecimento puderam aceder às aplicações da empresa através dos seus smartphones.

Em seguida, para defender de forma persuasiva uma actualização ou uma nova tecnologia, o CIO tem de contrariar a ideia errada de que os sistemas velhos são baratos. Deve indicar que os sistemas antigos estão cheios de riscos, dividindo os argumentos pelas categorias de pessoas, processos e tecnologia: os sistemas velhos inibem a capacidade de inovar das pessoas (além disso, a geração mais antiga que percebe os sistemas antigos reformar-se-á em breve); os sistemas velhos não integram as melhores práticas actuais nos processos (como a segurança e conformidade regulamentar); e a tecnologia em declínio tem a tendência para falhar quando é forçada a fazer coisas para as quais não foi desenvolvida. O CIO deve manter sempre os seus pares concentrados na ideia que uma tecnologia nova ou actualizada permitirá melhorias críticas nos processos da empresa e na utilização do capital humano.

É verdade que alguns CIO preferiam evitar tudo isto – querem manter-se longe do alcance do radar do CFO o mais possível, e esticar a vida de uma tecnologia velha poderá parecer uma boa forma de o fazer. Mas os CFO são espertos, como aprendi com a minha aventura iMac. Mais tarde ou mais cedo, o CFO irá perceber que a empresa está a ser limitada pelas tentativas do CIO de forçar tecnologias em declínio a trabalhar com as emergentes, e irá exigir um ajuste de contas.

Robert Plant (rplant@miami.edu) é professor associado de sistemas informáticos na School of Business Administration da Universidade de Miami

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