Como criar um email irresistível (e que apeteça mesmo ler)

Saiba como escrever boas mensagens
Saiba como escrever boas mensagens

Virginia estava a começar a arrancar os cabelos. Não percebia porque é que ninguém respondia ao seu email. e qComo diretora de formação de uma empresa de serviços profissionais globais, enviara recentemente uma mensagem explicando alterações importantes aos locais de formação desse verão e pedindo aos diretores de escritório que lhe respondessem, indicando que local preferiam. Porém, recebera poucas respostas. A formação era uma grande prioridade para a sua empresa e ela não entendia a razão de o seu pedido estar a ser ignorado.

Os empregados das corporações recebem e enviam em média mais de 100 emails por dia, de acordo com sites como o Pingdom e o Radicati. A concorrência pela atenção é feroz. Assim, seja qual for o seu título ou departamento, saber como mandar boas mensagens eletrónicas é fundamental para um trabalho bem feito.

Felizmente, elaborar emails de uma maneira que encoraje as pessoas a lê-los e a reagir-lhes, não é muito complicado. Só tem de aplicar algumas antigas técnicas de persuasão.

Antes de começar a escrever, considere:

O objetivo. Que pretende com este e-mail? O seu propósito é informar? Pedir ajuda?

Quê-quem-quando. O objetivo definirá a mensagem, incluindo o que escrever, quem deve recebê-lo e quando o enviar. Pense também se deve ser enviado por si ou por alguém mais sénior.

Lógica visual. Uma estrutura clara e sinais tipográficos aumentam as probabilidades de o seu leitor receber rapidamente a mensagem e responder de maneiras que vão ao encontro do seu objetivo.

Analisemos o email original de Virginia, que recebeu tão poucas respostas.

Para: Diretores de Escritório da Blue Corp

De: Virginia Brown, Diretora de Formação

Data: Sexta-feira, 30 de Maio de 2013

Hora: 5 p.m.

Assunto: Formação de novos contratados

Caros colegas,

Escrevo para vos informar de alterações importantes na nossa agenda de formação de novos contratados. Em vez de a formação decorrer de 15 a 20 de Agosto nas nossas instalações em Nova Iorque, realizaremos formações regionais em Nova Iorque, S. Francisco e Cincinnati, em três datas diferentes. E, para cada localização, enviaremos os nossos melhores formadores. Gostaríamos que os responsáveis de escritórios que tenham novos contratados nos dissessem que localização preferem e quantos novos contratados enviarão. Se por alguma razão, nas datas, que serão 10-14 de Agosto em NI, 15-19 em SF e 20-24 em Cincinnati, não vos for possível assistir, por favor contactem a minha assistente, Francine Nordell, pelo x2345, e veremos se existem pedidos suficientes para uma sessão suplementar. Temos de ter o calendário de formação organizado a 30 de Junho, por isso respondam-me, por favor, até 15 de Junho. Julgo que ficarão satisfeitos com a nossa nova abordagem e que os novos contratados beneficiarão tremendamente de ficarem a conhecer um grupo de colegas mais pequeno quando participarem da formação.

Melhores cumprimentos

Virginia

A mensagem de Virginia não é longa, mas é uma confusão de sinais misturados. A linha introdutória parece mostrar que o seu objetivo é informar os diretores de escritório de uma nova abordagem de formação. Porém, o que ela está a fazer, realmente, é a pedir input quanto às localizações preferidas para a formação. É difícil reconhecer isso rapidamente e a urgência não é clara.

Há várias coisas que ela pode fazer para explicar melhor o seu objetivo, obtendo melhores respostas:

Pôr a linha do assunto a funcionar. Muitos de nós já usam a linha do assunto para predizer o “quê”, por exemplo, “Re relatórios financeiros mensais”. Mas esse também é o lugar indicado para construir uma ponte pessoal:

“Re relatórios financeiros mensais a pedido do Peter”, e para indicar a urgência: “Re relatórios financeiros mensais, a pedido do Peter. Feedback necessário até terça-feira”.

Destacar visualmente a mensagem mais importante. Deve estruturar o seu email de maneira que o pedido ou informação mais importante esteja no topo, em ‘bold’. Isto pode parecer óbvio, mas as pessoas escondem muitas vezes o lead, como dizem os jornalistas, alguns parágrafos abaixo. Se está a mandar a mensagem para vários leitores, ponha também a ‘bold’ o nome daqueles a quem fala diretamente, para que se conectem imediatamente com o conteúdo que é relevante para eles. Se enumera várias questões, use parágrafos e números ou marcas de alínea.

Use links para aprofundar e “voting buttons” para obter respostas. Se quer que alguém reaja ao seu email, escreva-o conciso e sem jargão. Use links para os leitores aprofundarem ou acederem a formulários e “voting buttons” para as inscrições.

Programe o tempo de receção para ter o máximo de impacto. Nunca mande um email ao fim do dia ou no início do fim de semana. Mande-o quando souber que as pessoas estão à secretária e têm tempo para o ler.

Aumente a influência com a assinatura de um superior. Podemos estar a caminhar na direção de um mundo profissional menos hierárquico, mas o nome do patrão continua a chamar a atenção. Se precisar de ajuda, peça-a.

Deixe a bola no campo do leitor. Se quer que as pessoas lhe respondam ou façam alguma coisa, ponha o pedido também a ‘bold’. Deixe bem claro o que precisa deles.

Vamos aplicar estas sugestões ao email de Virginia.

Para: Diretores de Escritório da Blue Corp

De: Gordon Boss, Diretor de Recursos Humanos e Virginia Brown, Diretora de Formação

Data: Quinta-feira, 29 de maio de 2013

Hora: 9 a.m.

Assunto: Necessário o Vosso Registo na Localização para Formação de Novos Contratados até 15 de Junho

Caros colegas,

Estamos a converter a formação de novos contratados de uma localização nacional para 3 regionais e propomos 3 datas. Precisamos que inscrevam os vossos formandos num dos locais até 15 de junho, para podermos acomodá-los todos. Por favor, clique numa das localizações seguintes para se inscrever e indicar o número de formandos.

Nova Iorque: 10- 14 de agosto

S. Francisco: 15-19 de agosto

Cincinnati: 20-24 de agosto

Se nenhum destes horários for possível por favor, contactem a minha assistente, Francine Nordell, pelo x2345. Esta avaliará os pedidos de uma sessão suplementar.

Enviaremos os nossos melhores formadores para todas as localizações. Pensamos que conhecer um grupo mais pequeno de colegas fortalecerá os relacionamentos e incentivará a colaboração.

Antecipadamente gratos pela inscrição.

Melhores cumprimentos,

Virginia

Katie Smith Milway é associada da empresa The Bridgespan Group e antiga editora da Bain & Company.

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