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Não tem tempo para tudo? Aprenda a planear a sua agenda

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Resume-se tudo à ciência do cérebro. Aqueles com uma dominância da parte esquerda do cérebro sentem-se mais confortáveis a fazer planos lineares.

Aprender a planear — especialmente se não está acostumado a organizar o seu tempo — pode ser uma experiência frustrante. Para alguns indivíduos, a causa pode ser o cérebro.

Enquanto coach de gestão do tempo, vi pessoas incrivelmente inteligentes debaterem-se com o planeamento. Por exemplo, pessoas muito criativas, que pensam através de imagens, podem inicialmente, ter dificuldade em traduzir as suas ideias conceptuais em ações práticas, que encontrem espaço nas suas agendas. Precisam de alguém que os guie passo a passo na condução do processo. Também alguns indivíduos que fazem um excelente trabalho a identificar e executar a sua tarefa prioritária podem falhar quando se trata de identificar e completar outras tarefas concorrentes, incluindo gerir outros.

Lendo o livro «Thriving in Mind: The Natural Key to Sustainable Neurofitness», da Dra. Katherine Benziger, compreendi a base científica do que observei nos meus clientes — que os cérebros de algumas pessoas são naturalmente programados para manter a ordem, e os de outras não são.

Resume-se tudo à ciência do cérebro. Aqueles com uma dominância da parte esquerda do cérebro sentem-se mais confortáveis a fazer planos lineares e a segui-los. Esses indivíduos, geralmente, não precisam do meu treino e não compreendem porque é que os outros têm dificuldades. Mas aqueles com dominância num quadrante cerebral diferente terão muito mais dificuldades em planear. Isso acontece porque a neuroquímica do seu cérebro os leva a usar 100 vezes mais energia para pensar em modo “planeamento” do que alguém cuja dominância natural seja do lado esquerdo.

Tal como reconhecemos que capacidades como a criatividade, a análise ou a escrita podem surgir muito mais facilmente a umas pessoas do que a outras, a facilidade para o planeamento é algo com que nascemos ou não. Isto não quer dizer que não possamos desenvolver essas capacidades construindo ativamente neuro-conexões no nosso cérebro através da prática persistente.

Como coach de gestão do tempo, percebi intuitivamente a importância desta verdade. Vi clientes que nunca foram capazes de planear eficazmente em toda a sua vida desenvolverem esta capacidade apenas por terem procurado ajuda e terem persistido e insistido na luta — essencialmente, construindo resistência.

Eis alguns passos fundamentais para usar o conhecimento da força natural do seu cérebro para construir resiliência em relação ao planeamento:

Reconheça as suas forças e fraquezas naturais

Se achar o planeamento extremamente difícil, provavelmente não tem dominância natural da parte esquerda anterior do seu cérebro. Para descobrir qual é a parte dominante do seu cérebro, faça o teste de avaliação do livro «Thriving in Mind» ou participe no mais formal Benziger Thinking Styles Assessment. Aprender isto pode ajudá-lo a compreender melhor o que resulta para si e depois usá-lo para ajustar os seus hábitos. Ao fazer a auto-avaliação do «Thriving in Mind» , por exemplo, percebi mais claramente porque é que certos tipos de trabalho me surgem tão naturalmente e porque é que evito determinadas tarefas.

Aceite a dificuldade

Se acharmos difícil alguma coisa que devia ser fácil, tendemos a ficar mais irritados e a desistir mais facilmente. Mas, se estabelecermos a expectativa de que uma tarefa será difícil, ainda podemos falhar, mas estaremos mais dispostos a resolver os problemas, porque compreendemos que os desafios fazem parte da tarefa. Quando os meus clientes de coaching começam a planear, descrevem-no como frustrante, confuso, cansativo ou mesmo induzidor de raiva, porque não aceitam os limites da realidade em termos de quantas atividades cabem num dia. Os clientes que aceitam e trabalham com estes sentimentos são os que fazem mais progressos. Descobrem que, no final, têm mais paz, mais confiança e mais clareza para estruturarem bem o seu tempo.

Abandone os pensamentos tudo ou nada

Um fenómenos interessante que observei com as pessoas cuja força natural do cérebro não é o planeamento, é que eles costumam ter pensamentos de tudo ou nada. Acham que devem seguir o seu plano de maneira perfeita, ou os esforços terão sido em vão. Ou, se não conseguem planear todos os dias, mais vale não planearem nunca. Em vez disso, devem ver a aprendizagem como um processo em que as melhorias contam e todos os dias são importantes. Isto ajuda a construir resiliência, porque as pessoas não se recriminam tanto quando se desviam do plano e, por sua vez, será mais fácil voltar a entrar nos eixos.

Encontre sistemas que funcionem

Em vez de se forçar a usar um sistema de planeamento estabelecido, encontre um sistema que funcione para si. Por exemplo, se tem uma forte tendência para o visual (dominância da parte frontal direita do cérebro), arranje uma maneira de organizar que leve em conta essa preferência. Ponha os itens a fazer em post-its, desenhe em quadros ou use mapas mentais. Se adora folhas de cálculo (o que acontece muito quando tem uma forte influência da parte frontal esquerda), ponha as suas listas de tarefas e planos em Excel, ou considere usar aplicações que lhe permitam acompanhar os progressos de forma numérica. Se gosta de ver o tempo como fluxo e ritmo (favorito da dominância anterior direita), use ferramentas como listas em papel que lhe permitirão adaptar-se e ajustar a cadência do seu dia conforme necessário, em vez de se sentir enclausurado em molduras temporais rígidas. Não existe uma forma errada de planear. Experimente até descobrir o que funciona para si.

Tome de empréstimo o cérebro de outras pessoas

Se conhece pessoas que são excelentes no planeamento ou têm skills organizacionais, peça-lhes conselhos e ideias. Eles poderão oferecer facilmente potenciais soluções para problemas que o bloqueiam. Se obtiver sugestões de outros acerca de sistemas de organização que depois possa testar, em vez de tentar desenvolver o seu, pode poupar muito tempo. Algumas precauções: evite pessoas críticas que o possam desanimar no seu processo de aprendizagem. A mudança já é bastante difícil só por si. Em segundo lugar, peça soluções simples. Não precisa de soluções de especialista numa área quando está só a aprender: um nível básico de conhecimento é um bom começo.

Continue a tentar

Uma das definições de resiliência é “a capacidade de voltar a pôr-se em forma”. Quando se encontra frustrado no processo de planeamento, tenha compaixão por si se cometer erros, procure voltar a concentrar-se quando se distrai e ajuste o seu plano quando surgem novas questões. Por exemplo, pode decidir adiar para amanhã um projeto que pensava concluir hoje. Ou pode pedir ajuda a um colega para a realização de uma tarefa.

Compreender o que se passa no seu cérebro enquanto adquire ferramentas de gestão do tempo faz uma diferença dramática na sua capacidade de se incentivar a si mesmo e resolver a frustração e os obstáculos. Convencendo-se de que pode mudar e aceitando que precisará de trabalhar mais arduamente do que a maioria, terá muito mais probabilidades de ser resiliente no processo de melhorar o seu planeamento.


 

Elizabeth Grace Saunders é coach de gestão do tempo e fundadora da Real Life E Time Coaching & Training. Autora dos livros How to Invest Your Time Like Money e Divine Time Management (forthcoming, November 2017). Saiba mais em www.ScheduleMakeover.com.

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