Vai ter uma reunião? Prepare-se e seja bem sucedido

Vai apresentar um projecto a um cliente, estabelecer uma parceria ou vender os seus serviços? Então veja qual deve ser a imagem a transmitir e a postura a adoptar durante a reunião. Chegar atrasado, mastigar pastilha elástica ou atender o telemóvel a meio do encontro são comportamentos que podem prejudicar o seu desempenho e deixar uma má impressão.

1. Informe-se sobre a empresa

Se agendou uma reunião pela primeira vez com um cliente, informe-se antes sobre a empresa, pesquisando o site institucional, os relatórios divulgados ou as notícias publicadas. Prepare-se devidamente sobre os assuntos que podem ser abordados. Nada pior do que tentar vender um serviço ou produto e o seu interlocutor aperceber-se de que não sabe nada sobre o seu negócio. Verifique também qual é o material e a informação que deve levar para a reunião.

Se o contexto profissional requerer alguma formalidade, então respeite as regras de etiqueta, vista-se de forma adequada e não adopte uma postura demasiado descontraída.

2. Seja pontual

A pontualidade é fundamental para causar uma boa imagem. Por isso, se estiver atrasado ligue a avisar, de forma a não deixar o cliente à espera. Tenha em conta que o tempo do seu interlocutor pode ser limitado e que este pode decidir manter ou adiar a reunião.

3. A apresentação e o cartão profissional

As reuniões ou encontros de negócios devem começar com uma apresentação formal de quem está presente. Neste caso, quem lidera o encontro apresenta cada convidado aos restantes, referido o nome e o cargo que ocupa. Um aperto de mão e a troca de cartões, no início da reunião, é importante para concluir as apresentações, de modo que a identificação dos participantes seja fácil e imediata. Quando lhe entregarem o cartão, deve colocá-lo em cima da mesa, de modo a não esquecer ou trocar o nome dos participantes.

Não se esqueça também de recorrer a um desbloqueador de conversa, de modo a “quebrar o gelo” inicial, e de sorrir, para cativar a atenção e a simpatia dos presentes.

4. Aguarde para se sentar e seja objectivo

Quem recebe é que deve dar a indicação onde os restantes participantes se vão sentar. Se vai fazer uma apresentação, pergunte qual é o melhor lugar e posicione o portátil ou tablet, de forma a que este fique visível para todos.

Tenha em conta que o tempo de reunião é limitado, por isso faça uma breve apresentação, de forma clara, sucinta e objectiva, deixando espaço para perguntas e respostas. Não aborreça os restantes participantes com um longo monólogo, detalhes irrelevantes ou excesso de informação. Em apresentações de powerpoint certifique-se que coloca imagem apelativas, que reforcem as ideias e os argumentos, mas com pouco texto. O importante é que a atenção esteja concentrada no que diz. Anotar os tópicos a serem abordados ajuda, ainda, a ter uma linha de raciocínio e a não dispersar na conversa.

A maior parte dos responsáveis de empresas estão habituados a assistir a apresentações, pelo que se pretender chamar a sua atenção introduza um elemento surpresa no seu discurso. Pode ser um testemunho, uma imagem, um vídeo ou uma demostração.

5. Mantenha o telemóvel no silêncio

Desligue ou coloque o telemóvel no silêncio. Se este tocar, peça desculpa e silencie o telefone. Não atenda, pois é importante mostrar que o seu tempo é dedicado ao cliente.

6. Saiba ouvir e mostre-se atento

Saiba ouvir e mostre-se profissional. A postura dos empreendedores, durante uma reunião de negócios, costuma ser a mesma de um vendedor. Não seja demasiado insistente e entusiasta, tente perceber qual é o feedback do cliente ou parceiro aos seus argumentos, de modo a tentar adaptar o discurso às suas necessidades.

Mantenha também uma postura corporal positiva: sente-se de forma direita e com as mãos à vista. Não cruze os braços (postura defensiva) ou rode na cadeira (revela impaciência).

7. Adopte uma imagem profissional

A aparência e a higiene pessoal têm influência na primeira impressão. Se tem deslocações constantes durante o dia, certifique-se de que não cheira a transpiração ou que as mãos estão limpas. Se a reunião for depois do almoço, lave primeiro os dentes, de modo a evitar restos de alimentos ou mau hálito. Nunca mastigue pastilhe elástica numa reunião, use um perfume demasiado intenso ou use os óculos de sol como bandolete.

Dependendo do tipo de empresa, use um vestuário mais ou menos formal, mas na dúvida não arrisque, pois há interlocutores que podem levar a mal apresentar-se de jeans. Acima de tudo, tenha em conta o dress code do cliente, na hora de escolher a sua indumentária.

Homens: Leve sempre um blazer, uma camisa e umas calças clássicas. No caso de ambientes formais é recomendado o uso de fato e de gravata. O cabelo deve estar limpo e penteado, as unhas limpas, a barba feita ou pelo menos bem aparada. Dê também atenção aos seus sapatos, mantendo-os limpos e cuidados.

Mulheres: Um blazer, blusa ou camisa e umas calças ou saia clássica é sempre uma aposta segura. Mas pode usar um vestido, desde que seja estruturado e um pouco acima do joelho. Atenção a acessórios como colares, pulseiras e anéis, que fazem barulho e podem distrair do foco da reunião. Não use grandes decotes, transparências, mini-saias, vestidos muito justos ou grandes estampados, pois não quer chamar a atenção pelas razões erradas. Use também uma maquilhagem discreta.

8. Saiba receber

Se a reunião for marcada na sua empresa, esteja atento aos detalhes. Escolha um local tranquilo, arrumado, limpo e iluminado. As pequenas empresas costumam ter espaços reduzidos, mas este deve ser reservado, sem interrupções ou ruído. Coisas simples como oferecer uma água ou um café fazem parte de um bom acolhimento.

A desarrumação passa uma imagem de desorganização. Deve passar a impressão de que é competente, responsável e cumpridor.

9. Faça anotações e mostre-se interessado

Leve sempre consigo um bloco de notas e uma caneta, de forma a registar os pontos principais ou informação que deve enviar para o cliente, depois da reunião. Não confie unicamente na sua memória.

Algumas pessoas optam por uma postura quase invisível durante as reuniões, mas assim vai passar uma imagem passiva. Participe da reunião sempre que tiver algo a acrescentar. Transmita espontaneidade, clareza e confiança.

Rita Carvalho, Consultora de Comunicação e Imagem

In Styleland – Image and Communication Consulting

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