(Re)imaginar o espaço e a forma de trabalhar

Modern Work(place) - como criar um ambiente produtivo, colaborativo e criativo.

O ano de 2020 foi de mudança, adaptação e integração de novas tecnologias para muitas organizações, que aceleraram a inovação em várias áreas tecnológicas como resposta ao contexto da pandemia. Este início de 2021 fazem antever um novo e longo ano de constante adaptação, quer para as empresas vanguardistas, quer para as mais atrasadas neste processo de transformação digital.

De facto, muito há ainda por fazer na disponibilização das ferramentas eletrónicas, na capacitação das pessoas e na promoção das melhores práticas de utilização. Com o trabalho remoto e o distanciamento físico cada vez mais presente, ganham maior relevância as plataformas que potenciam o sentido de grupo e pertença, melhorando a comunicação interna (desde a institucional à informal), e elevando a novos patamares a colaboração entre e intra equipas.

É neste contexto que as tradicionais intranets são substituídas por novos modern workplaces, que combinam a comunicação formal com a componente social, trazendo ainda à equação as numerosas ferramentas de colaboração (como por exemplo: cocriação direta em processamento de texto, folhas de cálculo, apresentações, organização de projetos, gestão de tarefas, notas partilhadas, dashboards dinâmicos, quadros-brancos, correio, agenda, conversação e videochamadas, entre outras).

Considerando que temos tendencialmente cada vez mais frentes ativas, e cada vez mais ferramentas disponíveis, é muito importante que estes modern workplaces funcionem como a "cola" desta rede de múltiplos contextos, dando-lhes não só visibilidade como também estrutura e organização. Por exemplo, podem aqui ser disponibilizados quadros-resumo das diversas frentes de trabalho (projetos, iniciativas, grupos, clientes, etc.), personalizados a cada colaborador.

Adicionalmente, podem - e devem - ser disponibilizados e visíveis no seio da organização um conjunto de conteúdos que permitam contextualizar as iniciativas internas, num clima de envolvimento e transparência, fomentando a comunicação e a partilha em torno do propósito da própria organização. São disso exemplo os seguintes casos de uso:

repositório da informação e documentação corporativa mais atualizada, afirmando-se como a fonte única da verdade e atualidade institucional (ex. novos serviços/produtos, movimentações organizacionais das pessoas);

- diretório de colaboradores, onde podemos conhecer as diversas estruturas orgânicas e encontrar qualquer colega (podendo por exemplo pesquisar competências, projetos, soluções), começando a colaborar assincronamente ou em tempo real;

- diretório das ferramentas de trabalho, onde são disponibilizadas todas as plataformas, apps, formulários, templates (ex. apresentações, relatórios, etc.), entre outras soluções digitais;

- portal do colaborador, onde podemos despoletar e acompanhar os mais diversos tipos de pedidos internos (ex. formações, aquisições, viagens, economato, reembolso de despesas, alteração de férias, alteração de turnos, justificação de faltas, etc.);

- learning center, ou seja, o hub da gestão do conhecimento, onde podemos aceder a conteúdos sobre os mais diversos temas e em variados formatos (vídeos, podcasts, textos, imagens, forms/testes, biblioteca digital, etc.);

- mural de reconhecimento, onde damos visibilidade do especial desempenho dos colegas através da atribuição de prémios/badges e notas públicas de agradecimentos e felicitações;

- agenda dos eventos internos, onde podemos conhecer as apresentações da gestão, as exibições técnicas, as sessões de formação, lazer ou informais (ex. festas de aniversário, copa, almoço), as ações de responsabilidade social (ex. limpeza praia, plantação árvores, recolha de alimentos), ou até acontecimentos colaterais geridos por grupos de interesse específicos (ex. jogos recreativos, clubes internos, reuniões sindicais, etc.);

- laboratório de ideias, onde os funcionários são convidados a participar em desafios que visem a inovação da organização (ex. novos produtos, otimização dos processos, valorização da cultura, etc.), num espírito de inovação aberta, aproveitando as componentes social e de gamificação;

- repositório de fluxos e processos de trabalho, onde podemos encontrar as responsabilidades, normas e disposições internas a observar pelos colaboradores, bem como despoletar alguns desses processos;

- leadership corner (ou executive blog), onde podemos ficar a conhecer em primeira mão (e na primeira pessoa) as notícias e os comunicados corporativos e da equipa de gestão;

- pacote de benefícios oferecidos pela organização, onde os colaboradores podem encontrar informação permanentemente atualizada sobre os protocolos e as parcerias celebrados com terceiras entidades, e quais os requisitos para deles poderem usufruir;

- job board, onde são publicadas as vagas abertas na organização, podendo-se despoletar o processo de candidatura ou de recomendação de colegas;

- onboarding, onde são disponibilizados todos os conteúdos relevantes no processo de acolhimento de novos colaboradores, incluindo to-do lists, contactos importantes e documentação recomendada, entre outros;

- repositório dos instrumentos de gestão, onde são disponibilizadas as diversas diretrizes de governo da organização e de informação de gestão, como por exemplo: valores, estatutos, princípios, modelo de governo e membros dos órgãos sociais, plano estratégico, plano de atividades, investimento e orçamento, relatório e contas, relatório de monitorização dos planos, relatórios trimestrais de execução, entre outros;

- coletânea das políticas, diretrizes e regras internas, facilmente acessíveis e atualizadas, como por exemplo: regulamento interno, código de conduta, código de ética, prevenção da corrupção, igualdade de género, qualidade, ambiente, segurança, entre outras;

- orgânica da organização, onde estão refletidas todas as estruturas formais da companhia, como empresas, unidades, departamentos, divisões, núcleos, negócios, áreas transversais, funções, geografias, etc., incluindo a identificação dos respetivos responsáveis e demais colaboradores em cada contexto;

- brand assets, onde são disponibilizados os materiais relativos à marca (ex. logótipos, lettering, pantone, etc.), incluindo as normas para a sua utilização;

- comunidades de interesse e/ou de prática assentes no desenvolvimento de competências específicas, na partilha de conteúdos e discussão sobre temas concretos, que promovem a especialização em torno de tecnologias, ferramentas, etc.;

- painel de trabalho, onde são compilados e resumidos os pendentes de cada colaborador, em cada momento (ex. emails não lidos, próximas reuniões, tarefas em curso, notas recentes, documentos recentes), onde cada pessoa pode ver e aceder diretamente à frente onde pretende trabalhar no imediato;

- central de notificações, designadamente a comunicação institucional interna importante e/ou urgente, de possível leitura obrigatória, particularmente relevante em momentos de crise (ex. planos de contingência Covid-19), mas também útil para outro tipo de avisos (ex. sugestão de novos conteúdos, alertas de conteúdos subscritos, criação de novos canais, indicação de aniversários, interação de terceiros nos meus próprios posts, novos colaboradores, carregamento de novos documentos, novos eventos, etc.);

- executive digest personalizado, onde periodicamente são disponibilizadas sugestões de conteúdos específicos das áreas de interesse de cada colaborador, incluindo as últimas notícias/eventos;

- painéis de desempenho, onde se podem monitorizar as operações internas e a performance das áreas em tempo real, com dados permanente e automaticamente atualizados (ligados às respetivas fontes);

- analítica, onde se pode avaliar o interesse e engagement dos colaboradores pelos temas e conteúdos disponibilizados (ex. visualizações, gostos, comentários).

Há, portanto, um vasto leque de oportunidades para alavancar a cultura organizacional e a inteligência coletiva, fomentando a diversidade, a participação e a inclusão de todos num ambiente empresarial mais apelativo e colaborativo, independentemente das funções e experiência de cada colaborador.

Se 2020 se revelou um ano inesperado, que exigiu de todos nós mudança e adaptação a novas formas de trabalhar, 2021 deverá ser o ano para prosseguir e acelerar este caminho de inovação. Procure conhecer casos de empresas mais avançadas neste processo de transição digital, inspire-se e arregace as mangas.

Gustavo Leitão, Head of DiggSpace na Create IT